教育係にも役立つ!新入社員が知っておきたい初めてのエクセル業務の5つの心得

今回は、新入社員の向けに、エクセルを使った業務を行う際の心得を説明します。

近年、スマホ普及による若者のパソコン離れが加速し、エクセルを使えない学生が増えているそうです。

しかし、一部を除く一般企業では、まだまだPCやエクセルを使っての集計業務や
請求書作成が行われています

入社したてで、新しく覚えることや慣れない業務をこなさなければならない時に、
急に慣れないエクセルを使ったデータ集計業務を任されることも少なくありません。

特に、エクセルに苦手意識がある方や、逆に「エクセルで出来ることってこんなもんよね?」と思い込んでいる場合には注意が必要です

私は、学生時代に卒論でエクセルを使っていたので、それなりに知識があると自分を過信し、取り返しのつかないミスをしてしまった事があります…。

具体的何をしたかと言うと、空欄に入っていた数式を消してしまったんです…とんだ迷惑新入社員でした。。

そんなミスを犯さないために、エクセル業務にあたる際は、下記の心得で業務にあたる事をおすすめします。下記のポイントを押さえれば、致命的な業務ミスの回避ができます

(私が実際にやってしまって怒られたことを参考にしています)

逆に、教育係の方は、この心得を持って業務にあたってもらう様、
事前に説明しておくと被害が軽減できますので、ぜひチェックしてみて下さい。

作業だけを淡々と説明しても、習う側は面白くありません。
事前にフランクに心得を伝えるなどのコミュニケーションを取ることで、
スムーズに業務入れるようにもなりますよ。

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★心得1 使用前にエクセルファイルをコピーしておくこと

デスクトップ画面で、対象のエクセルへマウスを動かし、Ctrl+ドラッグ&ドロップ
または、デスクトップ画面で対象のエクセルを右クリック&コピー

初めて触る時は、覚えることが沢山あるため、自分が何を押したかわからなくなるもの。
(これは、初めてでなくてもなる人はなります)
大事な数式等が壊れても元に戻せる様、必ず、バックアップをとっておきましょう。

元のファイルさえあれば、ミスがあっても何とでもなります!私は作業の節目で必ずバックアップとしてコピーファイルを作ります!

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★心得2 数式の入ったセルには触らない

見た目は空白でも数式が入っていることも。上のfxバーを見よう

どんな数式が入っているかにもよりますが、”)”を一つ消しただけでもエラーになる可能性があります。

”エラー”の表示が出ていれば、修正可能ですが、選択されたセルを移動させてしまったリすると、
数値が表示されているので、誤りに気付くのはかなり困難です。

エラーの種類色々 → 外部サイト

こういう場合は、いくら上司や先輩でもエラーに気づくことが出来ない可能性が高いです。
後々、数値が変では…?と他部署や上層部から指摘を受けることに。

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★心得3 行・列を消さない

仮に何も入っていないように見えても非表示にされたところに大事な”キー”が入っている
可能性があります。消した瞬間、表示されている数値がすべてエラーになるということもあります。

文字を消したい場合は、行や列ごと消さずに、対象セルでDelete かBackspaceを使いましょう。

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★心得4 安易にセルを結合させない

※膨大なデータの集計等を行う人向け
何かのデータの集計フォーマットの作成を依頼された場合、どんな数表を作るか想像して、枠組みを
作ると思います。

その際、むやみにセルを結合しない方が、あとあと便利なことが多いです。

結合させると見た目は良くなりますが、集計の際、結合を解いてデータを入力しないと数式が組めないということもある為、不便なこともあります。

とくに、途中で先輩や上司にフォーマットの作り方を相談する予定であれば、結合していない方が喜ばれると思います。

(裏技的に、データを残したまま結合することも出来ますが、知りたい人がいればいつか説明します)

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★心得5 メモを取る

これは、エクセルだけに関わることではありませんが、習う人は心構えとしてメモは取るべきです。
丁寧な先輩はレジュメに手順をまとめて渡してくれるかもしれませんが、そうでなければ、口頭でばーっと説明されて終わり。なんて場合もあります。

メモをとっておかないと困るのはあなたです。
また、せっかく教えてくれている先輩や上司へ、やる気をアピールするためにもメモを取ることは重要です。

教える側は、多少オーバーでもそういったパフォーマンスをしてくれる後輩を可愛がりたくなります。可愛がられると今後のメリットも大きいですよ( ´∀` )

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もし致命的なミスを犯してしまったら…

ミスを犯してすぐなら、元に戻すことが出来る場合があります。
軽微なミスなら焦らず、一手戻してみましょう。
Ctrl+z(または戻るボタン)を押すとひとつ前の手順に戻れます。

※マクロ処理などの場合は戻せないです…
※上書き保存等をした後は、戻せないです…

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まとめ

いかがでしたでしょうか。私がエクセル業務を急に任されたうえで、先に知っておきたかったことを5つの心得としてまとめてみました。

知識は経験でしか得ることが出来ませんが、心得は初めからちょっとした意識で簡単に得ることが出来ます。是非、上記の5つの心得を持って業務にあたってみて下さい。だいぶ楽になると思います。

上記の中で最も大切なのが、心得5でしょう。やる気を演出出来れば、多少のミスは許してもらえる可能性が高いです。

新入社員のみなさんは、上記の心得で業務にあたって、少しずつ成長していきましょう!

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